Food cost

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IL FOOD COST

Il monitoraggio continuo della spesa in derrate alimentari è fondamentale per ogni attività di ristorazione. In genere rappresenta la seconda voce di costo dopo il personale, ma è quella più difficile da tenere sotto controllo. Il Food Cost è il rapporto tra i costi delle materie prime e il fatturato dell’intera attività, ma bisogna considerarlo molto più di una semplice percentuale. Il Food Cost rappresenta il modo in cui vengono selezionati i prodotti e i fornitori, effettuati gli ordini, organizzata la produzione, gestiti gli sprechi e i livelli di magazzino. Il numero che risulta da questo calcolo di per sé non dice nulla, ma assume pieno senso e significato se analizzato e confrontato con gli stessi valori dei mesi precedenti.

“Ho un food cost del 30%, è buono?” Così su due piedi non posso dirlo. Dipende da come lavori. Se hai una sola persona in cucina sarà necessario acquistare dei semilavorati o dei prodotti finiti, che ovviamente costano di più di acqua, uova e farina. Se hai una cucina gourmet il food cost sarà tendenzialmente basso. Anche usando materie di primissima qualità le grammature sono contenute, c’è un maggior utilizzo di manodopera e i prezzi saranno rapportati al tipo di locale e alla proposta. Non esiste quindi un rapporto giusto in termini assoluti. Dipende dal tipo di servizio, dalle politiche e dalle procedure di acquisto, dall’organizzazione del lavoro, dal menù, dalla clientela e dai prezzi. Il food cost diventa un parametro fondamentale con il tempo, quando la base dei dati permette di fare dei confronti tra un mese e un altro. In quest’ottica noi di Portale Chef abbiamo sviluppato il Controllo del Food Cost. Ti prenderà mezza giornata al mese, ma ti farà capire come vengono spesi i tuoi soldi e se la tua azienda sta andando nella direzione giusta.

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Ecco i passi da seguire:

1) La base di partenza è l’inventario di fine mese. Devi conoscere esattamente la valorizzazione del magazzino iniziale. Puoi utilizzare un gestionale, un foglio di carta o elettronico, o puoi utilizzare l’Inventario di magazzino di Portale Chef. Più riesci a suddividere i prodotti per categoria e più riuscirai a determinare i consumi effettivi specifici (es. consumo carne = carne acquistata nel periodo di riferimento + valore iniziale magazzino carne – valore finale magazzino carne).

2) Si devono prendere tutte le fatture di acquisto del mese precedente, ordinate per data di consegna, e si inseriscono i valori totali dei costi per ogni categoria di prodotto. Questo esercizio consente alla nostra mente di percepire il volume di acquistato nella sua interezza, memorizzare i prezzi dei prodotti e accorgersi di eventuali variazioni tra uno scarico a l’altro. Tutte cose impossibili da fare se si guardano le fatture solo giorno per giorno.

3) Si inserisce l’incassato mensile. Il sistema calcolerà in automatico il fatturato al netto dell’IVA.

4) Viene valorizzato il magazzino di fine mese così come descritto nel punto 1. L’utilizzo dello strumento Inventario di magazzino diventa determinate per il calcolo dei consumi per categoria. I soli valori imponibili dei costi forniscono una rappresentazione finanziaria; rappresentano cioè quanto hai ordinato nel mese, senza dirti se le derrate siano state utilizzate o meno.

Una volta fatto questo si avranno dei valori di riferimento, che costituiranno la base per le prime e successive considerazioni. Una premessa è necessaria. Ogni attività ha i suoi standard, il suo modo di lavorare e una sua proposta ristorativa; ogni azienda deve quindi considerarsi unica. Le chiavi di lettura possono infatti essere molteplici, ed è importante che ogni titolare o responsabile d’azienda individui i parametri sensibili della sua attività. Un ristorante di pesce dovrà monitorare i costi della categorie “prodotti ittici” e “vino”, che probabilmente costituiranno oltre il 50% della spesa in derrate. Se il rapporto tra questi costi e il fatturato è ritenuto soddisfacente, occorrerà solo controllare che nei mesi successivi i valori restino su questi parametri. In caso contrario si dovranno fissare dei valori obiettivo, intraprendere delle azioni correttive e monitorare i risultati mese dopo mese sull’applicazione. Per migliorare un rapporto tra costi e ricavi le soluzioni possono essere diverse: rivedere lo standard dei prodotti, selezionare nuovi fornitori o ritrattare i prezzi, cambiare le modalità di ordine, verificare le rese e gli sprechi in cucina, modificare il menù o aggiornare i prezzi. Qualunque sia l’azione che si intende intraprendere, il Controllo del Food Cost permette di misurarne l’efficacia.

Mese dopo mese, inserendo con accuratezza i costi delle derrate e i valori di magazzino per categoria, si otterrà la configurazione della struttura dei costi della vostra attività. L’impatto visivo è immediato ed efficace, con la possibilità di analizzare graficamente ogni singola componente. Con questo pannello di controllo sarà possibile costatare l’insorgere di ogni eventuale anomalia, attivarsi per capire cosa l’abbia originata e intervenire prontamente per far rientrare il parametro. In caso contrario il problema genererà una perdita, che si replicherà mese dopo mese fino a che non verrà scoperta, facendoti perdere soldi che non rientreranno più nelle tue tasche.